Tietojärjestelmien rooleista projektitoiminnassa

Tietojärjestelmien rooleista projektitoiminnassa

Olen keskustellut usein asiakkaiden kanssa projektien tiedonhallintaan liittyen eri tietojärjestelmien rooleista. Projektinhallintaan on tarjolla lukuisia järjestelmiä, joista jokainen lupaa hallita projekteihin liittyvät tiedot, tehtävät, aikataulut, resurssit, rahat, hankinnat jne. Tässä muutamia ajatuksia Pro3:n ja toiminnanohjauksen, eli ERP:in työnjaosta. Eli kun asiakkaalla on jo toiminnanohjausjärjestelmä, mitä Pro3 voi silloin tarjota?

ERP: resurssit ja rahat – Pro3: ihmiset ja prosessi

Toiminnanohjausjärjestelmä ja Pro3 täydentävät sujuvasti toisiaan tarjoten organisaatiolle ajantasaisen tiedon projektien johtamiseen. Toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa projektin talouden, hankinnat, resurssit ja niihin liittyvät transaktiot. Pro3:n rooli on ohjata yrityksen toimintatapoja ja ihmisten tekemistä sekä tukea projektin toteutusta organisaation eri tasoilla.

Yrityksen projektimalli, erityyppisten projektien edellyttämin tarkennuksin, kuvataan Pro3-järjestelmään. Projekti voi olla sisäinen kehityshanke, myynti- tai tarjousvaihe, laitteiden tai järjestelmän asiakastoimitus, rakennushanke, yritysosto jne. Eri liiketoiminnoilla ja erityyppisillä projekteilla voi olla omat yksityiskohtaiset toimintaohjeet, tehtävät, dokumenttipohjat, päätöskohdat ja hyväksymismenettelyt. Nämä ylläpidetään Pro3:ssa ja projekteilla on aina käytössä viimeisin ajantasainen ohjeistus, profiloituna juuri kyseiselle projektille ja liiketoiminnalle.

Hankkeen elinkaarta ohjaava työtila

Pro3 tukee ja ohjaa hankkeen koko elinkaarta. Esimerkiksi rakentamisessa Pro3 tukee tekemistä ja kokoaa tiedot hankekehityksestä laskennan ja suunnittelun kautta itse rakentamiseen, sen eri vaiheisiin, hankintoihin jne. aina takuuajan vastuisiin asti. Pro3:n työtiloissa projektin tekemiseen liittyvät ohjeet, tehtävät, dokumentaatio jne. on jäsennetty työtiloihin sen mukaan, miten asiakkaan toimintamalli edellyttää.

Projektitiimin on helppo työskennellä, kun ohjeet, tehtävät ja ajantasaiset pohjat löytyvät helposti ja kaikelle on tallennuspaikka. Hankkeeseen liittyvä tieto kumuloituu sen etenemisen mukaisesti ja on helposti löydettävissä.

Tässä esimerkki projektin työtilasta, jossa myynti, projektitoimitus ja ylläpitovaihe nivoutuvat yhteen. Ohjeet, tehtävät, dokumenttipohjat ja niistä projektille syntyneet dokumentit omilla välilehdillään. Pro3 tuo myös laadun osaksi päivittäistä tekemistä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ajantasainen tieto projektin tilanteesta

Pro3 nostaa projektilta seurattavat asiat; tehtävät, dokumentit, päätökset projektin dashboardille ja edelleen salkkuraportille. Projektipäällikkö saa monipuolisen näkymän projektin etenemisestä ja tilanteesta projektijohtamisen tueksi. Myös liiketoimintajohdolla on jatkuvasti käytössä ajantasainen tieto koko hankesalkusta, sen mukaan mitä tietoja halutaan seurata. Pro3:n kautta asiat raportoituvat, niitä ei tarvitse erikseen raportoida mikä säästää aikaa niin projektitiimeiltä kuin liiketoimintajohdolta.

Alla esimerkki projektipäällikön näkymästä, jossa seurataan dokumentteja, tehtäviä ja tuotantovaiheen tilannetta. Muille välilehdille on koottu projektin perustiedot, projektille kirjatut tunnit, toimitukseen liittyvät kentällä mobiililaitteella tehdyt tarkastusraportit ja niiden havainnot sekä projektin riskit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ja esimerkki liiketoimintajohdon salkkunäkymästä dokumenttien osalta. Näkymät kootaan sen mukaan, mitä asioita haluat projekteista seurata. Tässä esimerkissä välilehdille on koottu karttanäkymä projektien sijainneista, yhteenveto seurattavista tehtävistä ja keskeisistä tarkastuksista. Monesti näkymässä on suodattimet eri liiketoiminnoille, hankkeen vaiheille, tuote/palvelulinjoille tai projektitiimeille helpottamaan johdon tietotarpeita.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Molemmilla, ERP:illä ja Pro3:lla selkeä rooli

Pro3 ohjaa ihmisten toimintaa halutun toimintamallin mukaisesti halliten prosessia, tehtäviä ja dokumentteja helpottaen projektitiimin työtä. Samalla Pro3 täyttää projekti- ja liiketoimintajohdon tietotarpeet. Toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa ja hallitsee projektien resurssit, talouden, transaktiot ja raportoi ne. Molempien tiedot voidaan sitten kerätä yhteen raporttiin, vaikka osaksi Pro3:n salkkuraporttia.

Lopputuloksena sujuvampi arki tuo tuottavuutta ja nostaa asiakastyytyväisyyttä. Tiedon helppo löydettävyys, parempi laatu ja eheys, yhdistettynä ajantasaiseen näkymään projektin ja salkun tilanteeseen mahdollistaa paremman reagoinnin ja sitä kautta nostaa kannattavuutta. Toimintajärjestelmä ja laatu kiinteänä osana päivittäistä tekemistä vähentää laatupoikkeamia ja ”hässäkkää” nostaen työ- ja asiakastyytyväisyyttä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, käydään yhdessä läpi millainen arvo ja merkitys näillä on sinun liiketoiminnassasi?

Petri Tarjamo
Asiakkuusjohtaja
+358 50 322 7019
petri.tarjamo@derigo.fi