Projektien johtaminen on monitahoista työtä ja vaatii useiden eri asioiden hallintaa samanaikaisesti.  Oman haasteensa jokapäiväisen työn ja projektien hallintaan tuovat lukemattomat sähköpostit, joista osa on projektien johtamisen näkökulmasta erittäin kriittisiä ja tiedon pitäisi olla koko projektiryhmän käytettävissä ja helposti löydettävissä.

Käytännössä tilanne on usein kuitenkin se, että projekteihin liittyvät tärkeät sähköpostit ja niiden liitetiedostot jäävät vain yhden henkilön tietoon tai jäsenten omiin sähköposteihin. Tämä puolestaan johtaa siihen, että henkilökohtaiset sähköpostit ovat täynnä projekteihin liittyviä tiedostoja ja tiedon etsiminen jälkikäteen on työlästä tai usein jopa mahdotonta.

On myös hyvä huomioida, että sähköpostit liitetietoineen ovat käyttäjän henkilökohtaista tietoa ja omaisuutta niin kauan kun ne ovat käyttäjän omalla koneella.

Ratkaisu ongelmaan – Pro3 Integraatio Outlook sähköpostiin

Yllä kuvattua kaaosta voidaan helpottaa tehokkaasti ottamalla käyttöön Pro3 Outlook laajennus. Käyttöönotossa käyttäjän koneelle asennetaan laajennusosa, jossa sähköposteja ja niiden liitteitä voidaan tallentaa suoraan sähköpostista Pro3 järjestelmän projektityötilaan.  Näin toimimalla voidaan varmistaa, että kaikki projektiin liittyvät tiedot on tallennettu ja löytyvät samasta paikasta sekä ovat kaikkien projektijäsenten saatavilla.

 

 

 

 

 

 

Laajennuksen ikkunassa näkyy omat seurattavat projektit ja projektille määritelty prosessinäkymä kansiorakenteena. Sähköpostiviestejä tai niissä olevia liitteitä voidaan helposti tallentaa projektille ”raahaamalla” viesti projektin oikeaan vaiheeseen.

Työtilaan tallennettu sähköposti jää edelleen käyttäjän omaan Outlookiin ja siihen lisätään tieto, että sähköposti on tallennettu Pro3 työtilaan.

Sähköpostien tehokkaan hallinnoinnin myötä saavutetaan merkittävää ajansäästöä, kun sähköpostien etsimiseen ei kulu enää niin paljon aikaa. Tämän lisäksi saavutetaan usein myös suoria liiketoiminnallisia hyötyjä, kun esimerkiksi sähköpostilla tehtyjen lisätöiden tilausvahvistukset ovat tallella ja ne saadaan vietyä tehokkaasti osaksi laskutusprosessia.

Jos haluat kuulla lisää, ole yhteydessä:

Jussi Rantala
Projektit ja palvelut
(+358) 400 200 005
jussi.rantala@derigo.fi
Derigo Oy