Blogi

Pro3 lisäosa – Luovutusaineiston keräily

Tyypillinen tilanne rakennushankkeen loppuvaiheessa on eri dokumenttien etsiminen luovutusaineistoa varten. Monesti osa dokumenteista on jopa aloittamatta ja toisaalta osa on tallennettu työtekijöiden omille kovalevyille tai verkkoasemille. Luovutusvaiheessa projektipäällikkö saa helposti yhden päivän kulumaan pelkästään dokumenttien metsästämiseen ja niiden viimeistelyyn.

Derigon Pro3 helpottaa tätä stressiä. Projektia perustettaessa Pro3 automaattisesti luo kansiorakenteen ja luettelon luovutusaineistoista. Tähän aineistoon voidaan kytkeä seuranta, joka muistuttaa projektin kuluessa dokumenteista, jotka pitää olla valmiina, kun hanke päättyy ja luovutus lähestyy. Dashboardille luodun näkymän avulla nähdään yhdellä silmäyksellä tieto aineiston statuksesta ja myös kenen vastuulla dokumenttien tekeminen on. Kun luovutusaineistoon tulee muutoksia, esimerkiksi sertifikaatti vaatii kestävän kehityksen raporttia osana luovutusaineistoa, pääkäyttäjä pystyy tämän vaatimuksen päivittämään helposti uusille projekteille.

 

 

 

 

 

 

 

Pro3 järjestelmään voidaan kuvata pääkäyttäjätyökaluilla luovutusaineiston kansiorakenne ja lisätä tarvittaessa kansioihin valmiiksi yleisiä dokumentteja. Projektin työtilassa käyttäjä pystyy dokumentteja luodessaan merkata aina tarvitsemansa dokumentit tai sähköiset lomakkeet valmiiksi oikeaan kansioon, jotta projektin päättyessä luovutusmateriaalin voi muodostaa automaattisesti. Pro3 kopioi automaattisesti luovutusmateriaaliksi merkityn aineiston uusimmat versiot luovutusaineiston kansiorakenteeseen.

Keräilyn jälkeen materiaalin voi myös pyytää pakattuna ZIP pakettina, jonka latauslinkki on helppo lähettää esimerkiksi asiakkaalle. Luovutusaineiston ZIP-paketti sisältää myös HTML-muotoisen sisällysluettelon helpottamaan tiedostojen käyttöä.

 

 

 

 

 

 

 

Jos haluat kuulla lisää, ole yhteydessä:

Jussi Rantala
Projektit ja palvelut
(+358) 400 200 005
jussi.rantala@derigo.fi
Derigo Oy

Sähköiset lomakkeet projektitoiminnan tehostajana

Projektitoiminnan prosesseja on viimeisen parin vuoden aikana digitalisoitu vauhdilla. Usein digitalisointi kuitenkin jää digitoinnin asteelle ja projekteissa käytetään edelleen sadoittain perinteisiä Word ja Excel tiedostoja, joita lähetetään sähköpostilla edestakaisin.

Toimintaa voidaan tehostaa huomattavasti korvaamalla perinteiset lomakkeet helppokäyttöisellä Pro3 sähköisellä lomakkeella, jolloin lomakkeella oleva tieto on hyödynnettävissä tehokkaasti mm. raportoinnissa.

Sähköisiä lomakkeita hyödyntäen voidaan luoda useita eri lomakepohjia eri käyttötarkoituksiin, kuten esimerkiksi työmaapäiväkirja, betonointipöytäkirja, erilaiset tarkastuslistat tai tarjouslupa työnkulkuineen.

 

 

 

 

Sähköiseen lomakkeeseen pystyy lisäämään erilaisia kenttiä tarpeen mukaan, joissa voi olla alasvetovalikoita tms. Myös sähköinen allekirjoitus onnistuu. Lisäksi lomakkeille voidaan tuoda projektikortilla jo olevaa metadataa automaattisesti, jolloin tietoa ei tarvitse kirjoittaa lomakkeisiin useita kertoja.

Lomakkeiden luonti on tehty niin helpoksi, että asiakkaat pystyvät luomaan sähköisiä lomakkeita itsenäisesti Pro3 pääkäyttäjätyökalun avulla.

Lomakkeita pystyy muokkaamaan myös tallennuksen jälkeen ja niistä on mahdollista tehdä myös PDF tiedosto.

 

 

 

 

 

 

 

Sähköiset lomakkeet skaalautuvat eri päätelaitteille ja ovat erittäin helppoja ja nopeita käyttää mobiilityökaluilla.

 

 

 

 

 

 

 

Sähköisten lomakkeiden avulla tietoa on helppo tallentaa tiedon lähteellä ja sen jatkokäsittely on tehokasta erilaisissa raportointinäkymissä.

Sähköiset lomakkeet on integroitu suoraan Pro3 järjestelmään joten, Pro3 Projektin raportointinäkymässä on helppo seurata sähköisten lomakkeiden tilatietoja.

 

 

 

 

Jos haluat kuulla lisää, ole yhteydessä:

Jukka Vornanen
Toimitusjohtaja
(+358) 400 265 242
jukka.vornanen@derigo.fi
Derigo Oy

Tietojärjestelmien rooleista projektitoiminnassa

Olen keskustellut usein asiakkaiden kanssa projektien tiedonhallintaan liittyen eri tietojärjestelmien rooleista. Projektinhallintaan on tarjolla lukuisia järjestelmiä, joista jokainen lupaa hallita projekteihin liittyvät tiedot, tehtävät, aikataulut, resurssit, rahat, hankinnat jne. Tässä muutamia ajatuksia Pro3:n ja toiminnanohjauksen, eli ERP:in työnjaosta. Eli kun asiakkaalla on jo toiminnanohjausjärjestelmä, mitä Pro3 voi silloin tarjota?

ERP: resurssit ja rahat – Pro3: ihmiset ja prosessi

Toiminnanohjausjärjestelmä ja Pro3 täydentävät sujuvasti toisiaan tarjoten organisaatiolle ajantasaisen tiedon projektien johtamiseen. Toiminnanohjausjärjestelmä ohjaa projektin talouden, hankinnat, resurssit ja niihin liittyvät transaktiot. Pro3:n rooli on ohjata yrityksen toimintatapoja ja ihmisten tekemistä sekä tukea projektin toteutusta organisaation eri tasoilla.

Yrityksen projektimalli, erityyppisten projektien edellyttämin tarkennuksin, kuvataan Pro3-järjestelmään. Projekti voi olla sisäinen kehityshanke, myynti- tai tarjousvaihe, laitteiden tai järjestelmän asiakastoimitus, rakennushanke, yritysosto jne. Eri liiketoiminnoilla ja erityyppisillä projekteilla voi olla omat yksityiskohtaiset toimintaohjeet, tehtävät, dokumenttipohjat, päätöskohdat ja hyväksymismenettelyt. Nämä ylläpidetään Pro3:ssa ja projekteilla on aina käytössä viimeisin ajantasainen ohjeistus, profiloituna juuri kyseiselle projektille ja liiketoiminnalle.

Hankkeen elinkaarta ohjaava työtila

Pro3 tukee ja ohjaa hankkeen koko elinkaarta. Esimerkiksi rakentamisessa Pro3 tukee tekemistä ja kokoaa tiedot hankekehityksestä laskennan ja suunnittelun kautta itse rakentamiseen, sen eri vaiheisiin, hankintoihin jne. aina takuuajan vastuisiin asti. Pro3:n työtiloissa projektin tekemiseen liittyvät ohjeet, tehtävät, dokumentaatio jne. on jäsennetty työtiloihin sen mukaan, miten asiakkaan toimintamalli edellyttää.

Projektitiimin on helppo työskennellä, kun ohjeet, tehtävät ja ajantasaiset pohjat löytyvät helposti ja kaikelle on tallennuspaikka. Hankkeeseen liittyvä tieto kumuloituu sen etenemisen mukaisesti ja on helposti löydettävissä.

Tässä esimerkki projektin työtilasta, jossa myynti, projektitoimitus ja ylläpitovaihe nivoutuvat yhteen. Ohjeet, tehtävät, dokumenttipohjat ja niistä projektille syntyneet dokumentit omilla välilehdillään. Pro3 tuo myös laadun osaksi päivittäistä tekemistä.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ajantasainen tieto projektin tilanteesta

Pro3 nostaa projektilta seurattavat asiat; tehtävät, dokumentit, päätökset projektin dashboardille ja edelleen salkkuraportille. Projektipäällikkö saa monipuolisen näkymän projektin etenemisestä ja tilanteesta projektijohtamisen tueksi. Myös liiketoimintajohdolla on jatkuvasti käytössä ajantasainen tieto koko hankesalkusta, sen mukaan mitä tietoja halutaan seurata. Pro3:n kautta asiat raportoituvat, niitä ei tarvitse erikseen raportoida mikä säästää aikaa niin projektitiimeiltä kuin liiketoimintajohdolta.

Alla esimerkki projektipäällikön näkymästä, jossa seurataan dokumentteja, tehtäviä ja tuotantovaiheen tilannetta. Muille välilehdille on koottu projektin perustiedot, projektille kirjatut tunnit, toimitukseen liittyvät kentällä mobiililaitteella tehdyt tarkastusraportit ja niiden havainnot sekä projektin riskit.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ja esimerkki liiketoimintajohdon salkkunäkymästä dokumenttien osalta. Näkymät kootaan sen mukaan, mitä asioita haluat projekteista seurata. Tässä esimerkissä välilehdille on koottu karttanäkymä projektien sijainneista, yhteenveto seurattavista tehtävistä ja keskeisistä tarkastuksista. Monesti näkymässä on suodattimet eri liiketoiminnoille, hankkeen vaiheille, tuote/palvelulinjoille tai projektitiimeille helpottamaan johdon tietotarpeita.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Molemmilla, ERP:illä ja Pro3:lla selkeä rooli

Pro3 ohjaa ihmisten toimintaa halutun toimintamallin mukaisesti halliten prosessia, tehtäviä ja dokumentteja helpottaen projektitiimin työtä. Samalla Pro3 täyttää projekti- ja liiketoimintajohdon tietotarpeet. Toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa ja hallitsee projektien resurssit, talouden, transaktiot ja raportoi ne. Molempien tiedot voidaan sitten kerätä yhteen raporttiin, vaikka osaksi Pro3:n salkkuraporttia.

Lopputuloksena sujuvampi arki tuo tuottavuutta ja nostaa asiakastyytyväisyyttä. Tiedon helppo löydettävyys, parempi laatu ja eheys, yhdistettynä ajantasaiseen näkymään projektin ja salkun tilanteeseen mahdollistaa paremman reagoinnin ja sitä kautta nostaa kannattavuutta. Toimintajärjestelmä ja laatu kiinteänä osana päivittäistä tekemistä vähentää laatupoikkeamia ja ”hässäkkää” nostaen työ- ja asiakastyytyväisyyttä.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, käydään yhdessä läpi millainen arvo ja merkitys näillä on sinun liiketoiminnassasi?

Petri Tarjamo
Asiakkuusjohtaja
+358 50 322 7019
petri.tarjamo@derigo.fi

Onko sinullakin Teams?

Microsoft päätti korvata laajalti käytetyn Skypen Teamsilla, joka mahdollistaa aiempaa tehokkaamman tiimityöskentelyn. Teamsin käyttö on kasvanut räjähdysmäisesti Covid-19 epidemian myötä ja se on tullut jäädäkseen sähköisille työpöydillemme.

Teams viestintään – Pro3 tiedonhallintaan

Teams on helppokäyttöinen ja näppärä alusta kokousten pitämiseen, chat-tyyppiseen viestintään ja tiedonjakoon. Teams ei kuitenkaan suoraan ratkaise kaikkia liiketoiminta- ja projektitiedonhallintaan liittyviä ongelmia. Derigon Pro3 on nimenomaan projektinhallinnan ja projektityyppisten liiketoimintaprosessien tukemiseen kehitetty järjestelmä.

Teams kokoaa liiketoimintaan, hankkeisiin ja projekteihin liittyvän viestinnän omiin kanaviinsa ja mahdollistaa nopeat kokoukset. Pro3 ohjaa ja tukee tiimien päivittäistä tekemistä (myynnissä, kehityshankkeissa, projekteissa, jatkuvissa palveluissa jne.) halutun toimintamallin mukaisesti. Samalla Pro3 kokoaa ja hallitsee liiketoiminnassa projektin, hankkeen tai asiakkuuden elinkaaren aikana syntyvän tiedon. Pro3 yhdessä Teamsin kanssa  muodostavat tehokkaan parivaljakon tiedonhallintaan ja viestintään.

 

 

 

 

 

 

 

 

Suunnittele ja johda Teamsin rooli ja käyttöönotto

Teamsin käyttöönoton haaste on, että se ei suoraan ohjaa tekemistä eikä tue toimintamallia tai prosessia. Käyttääkseen Teamsiä tehokkaasti ja oikein organisaation tulee sopia käytännöt, miten ja mitä mihinkin tiimiin ja kanavaan viestitään jne. Tuo ”oikein käytettynä” tarkoittaa, nimenomaan tiimien ja kanavien suunnittelua, ja sen sopimista mitä missäkin kanavassa viestitään ja mihin mitäkin tietoa tallennetaan. Jos pelisääntöjä ei ole sovittu, voi käyttö ja tiedon löytäminen tuntua ”sekavalta” ja hankalalta. Teamsin hyödyntäminen vaatii siis suunnittelua, asioiden sopimista ja päivittäistä johtamista. Pro3 voi ratkoa tätä ongelmaa kytkemällä projektiin liittyvät eri Teams-kanaviin ”harhautuneet” keskustelut ja viestit projektille.

Pro3 ja Teams – kilpailukykyä ja uusia mahdollisuuksia

Teams ja Pro3 täydentävät toisiaan luoden uusia mahdollisuuksia projekteihin liittyvän tiedon ja viestinnän hallinnassa. Teams tarjoaa näppärät ja monipuoliset viestintäratkaisut kun taas Pro3 ohjaa prosessia, tekemistä ja hoitaa tiedon- ja dokumentinhallinnan. Kiva yksityiskohta yhteistyöstä on, että Teams ”täbiin” liitettyyn Pro3-työtilaan liittyvä keskustelu nousee Teamsissa omaan sarakkeeseensa Pro3-työtilan rinnalle. Ja Pro3 ”metatiedottaa” automaattisesti projektille tallennetut dokumentit sen mukaan miten haluat liiketoimintaasi seurata ja jäsentää. Siis automaattisesti, ilman että se teettää lisätyötä projektitiimillä!

Teams ja Pro3 tuovat organisaatiolle tehokkaan viestintäalustan chatteineen ja verkkokokouksineen sekä yhtenäisen toimintatavan ja sisäänrakennetun tiedonhallinnan tehokkuuden. Teams-kanavat kokoavat ja näyttää projekteihin liittyvän viestinnän ja Pro3:n työtilat ja dahsboardit näkymän projektien ja projektisalkun tilanteeseen. Käytössäsi on aina ajantasainen tieto johtamisen ja päätöksenteon tueksi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pro3 ja Teams yhdessä mahdollistavat tehokkaan yhteistyön ja tiedon jakamisen, organisaation tavoitteita tukevan toimintamallin ja liiketoimintasi edellyttämän tiedonhallinnan. Ne tuovat yritykselle uutta kilpailukykyä ja liiketoimintamahdollisuuksia – eli digitalisaatiota parhaimmillaan!

 

Kiinnostuitko?

Ota yhteyttä,

Petri Tarjamo
Asiakkuusjohtaja
+358 50 322 7019
petri.tarjamo@derigo.fi

Pro3 laajennukset – Riskienhallinta

Rakennusalalla työmaan riskienhallinta on oleellinen osa liiketoiminnan jatkuvuuden hallintaa. Pieneltä tuntuvat riskit voivat aiheuttaa suuria taloudellisia seuraamuksia. Hyvänä esimerkkinä on asennustarkastusten tekemättä jättäminen, joiden lopputuloksen tapahtuu esimerkiksi vesivahinko, joka pysäyttää työmaan kokonaan ja korjaukset aiheuttavat suuret ennakoimattomat kustannukset.

Hyvä riskienhallinta on ennakointia ja varautumista epätodennäköisiin tapahtumiin. Riskienhallinnan tyypillisiä haasteita voivat olla esimerkiksi, ettei projekteille ole tehty riskianalyysia ollenkaan tai ne ovat joiltakin osin puutteellisia. Oleellista on projektin alkuvaiheessa arvioida projektille tyypilliset riskit ja kyseiseen projektiin liittyvät erityiset riskit, jotka johtuvat esimerkiksi olosuhteista, projektin monimutkaisuudesta tai toteutusmallista.

Ongelmia aiheuttaa tilanne, jossa projektikohtaista sekä projektisalkkukohtaista riskien seurantaa ei ole olemassa tai riskeihin liittyvää varautumissuunnitelmaa ei ole tehty.

Pro3 riskienhallinnan lisäosan toiminnallisuuksilla voidaan laajentaa projektin työtilaa, jossa mm. listataan projektin riskit, varautumissuunnitelmat, riskin vakavuus ja todennäköisyys sekä riskin vastuuhenkilö. Pro3 pääkäyttäjä voi lisätä myös ns. riskipohjia valmiiksi järjestelmään eli yleisimpiä eri projektityyppeihin liittyviä riskejä.

Laajennus tuo riskienhallinnan luontevaksi osaksi muuta Pro3 projektinhallintaa ja nostaa riskienhallinnan näkyvyyttä ja tasoa koko projektitoiminnassa. Pro3 lisäosa mahdollistaa ISO-standardien mukaisen riskienhallinnan ja seurannan.

 

 

 

 

Jos haluat kuulla lisää, ole yhteydessä:

Pekka Aalto
Kaupallinen johtaja
+358 50 364 4542
pekka.aalto@derigo.fi

DASHBOARDIT PROJEKTILIIKETOIMINNAN JOHTAMISESSA

Projektiliiketoiminnassa tärkeää on tietää koko ajan mikä on projektien status. Perusasioita ovat projektijohtamisen pyhä kolminaisuus: projektin laajuus, kustannukset ja aikataulu. Kaikki nämä ovat riippuvaisia toisistaan, esimerkiksi jos aikataulu pettää, todennäköisesti kustannukset tulevat karkaamaan budjetoidusta.


Esimerkki talousjärjestelmästä tuodusta projektidatasta dashboard näkymään.

 

Yksittäisestä projektista vastuussa on aina projektipäällikkö, mutta nykymaailmassa on harvoin sellaista tilannetta, että projektipäälliköllä olisi vain yksi projekti kerrallaan menossa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että projekteja pystyy johtamaan tehokkaasti, perusrutiinit on oltava digitalisoitu ja mahdollisimman paljon automatisoitu.

Johtamisen kannalta haaste on siinä, että jokaisella projektipäälliköllä on vähän oma tapansa toimia. Johtamisen näkökulmasta projektien vertailun mahdollistaa se, että projektitoimitusmalli on pääosin yhtenäistetty, jolloin useiden projektien tilan vertailu on mahdollista.

Projektiliiketoimintaa johdettaessa ei ole mahdollista mennä yksityiskohtiin jokaisessa projektissa, vaan projektisalkkua on johdettava tunnuslukujen kautta. Nykyaikainen projektijohtaminen perustuu dashboardien hyödyntämiseen.

Dashboardien avulla pystytään näkemään ajantasainen status koko projektisalkun osalta ja puuttumaan ns. ongelmaprojekteihin. Yritystason dashboardilta on helppo porautua alemmas aluetasolle ja aina yksittäisen projektin omalle dashboardille.

Perusidea dashboardien hyödyntämisessä on tuoda sellaisia tunnuslukuja tai grafiikoita, joiden avulla pystytään näkemään tulevaisuuteen ja päättelemään mihin projekteihin pitää puuttua. Dashboardien avulla pystytään myös helposti raportoimaan projektin laatuun, työturvallisuuteen ja kustannuksiin liittyviä tietoja. Oleellista on, että kaikki keskeinen tieto on käytettävissä yhdellä näkymällä helposti ymmärrettävässä muodossa.

Dashboardit ovat oleellinen osa Derigon Pro3 tuoteperhettä ja asiakkaamme ottavat aina käyttöön vähintäänkin projektinjohtamiseen ja työturvallisuuteen keskittyvät dashboardit.


Esimerkki Pro3 järjestelmän projektikohtaisesta dashboard näkymästä

 

Jos haluat kuulla lisää nykyaikaisesta projektin johtamisesta ja dashboardien tehokkaasta hyödyntämisestä, ole yhteydessä:

Pekka Aalto

Kaupallinen johtaja

+358 50 364 4542

pekka.aalto@derigo.fi