Order-to-Delivery tarkoittaa prosessia, joka kattaa asiakkaan tilaaman laitteen tai muun toimitettavan kokonaisuuden etenemisen tilauksesta toimitukseen ja käyttöönottoon. Konepaja- ja automaatioyritykset hyödyntävät toiminnassaan tämän tyyppistä prosessia. Prosessiin kuuluu tyypillisesti myös toimitukseen liittyvä dokumentaatio ja tehtävät, jotka etenevät prosessin eri vaiheiden ja niiden välietappien mukaisesti.
Tehtaalla tehdään toimitettavan laitteen suunnittelu ja valmistus, laitteisto kootaan ja testataan ennen toimitusta. Tämän jälkeen kokonaisuus voidaan purkaa kuljetusta varten osiin ja toimittaa asiakkaan työmaalle. Työmaalla laitteisto kootaan uudelleen, testataan ja otetaan käyttöön. Prosessiin kuuluu myös henkilöstön koulutus sekä näihin vaiheisiin liittyvä dokumentaatio.
Laite valmistuu tehtaalla, mutta projekti ei pääty siihen
Konepajat ja automaatioyritykset ovat yleensä hyvin varmoja siitä, että heidän järjestelmänsä ja prosessinsa ovat kunnossa. Tässä on kuitenkin tärkeää erottaa toisistaan kaksi asiaa: tuotteen valmistamiseen liittyvän tuotantoprosessin hallinta ja koko projektin hallinta.
Tuotantoketjun ohjaaminen liittyy siihen, miten yksittäinen tuote tai laite suunnitellaan, valmistetaan ja toimitetaan. Pro3 näkökulma on tätä laajempi. Projektinhallinnassa olennaista on, että koko projektin elinkaaren aikana syntyvät tärkeät tiedostot, dokumentit ja muut tiedot ovat tallessa yhdessä paikassa. Tehtävien avulla voidaan ohjata projektitiimiä ja varmistaa, että projektin eri vaiheet ja niihin liittyvät tehtävät tulevat tehdyiksi oikea-aikaisesti. Tehtävät eivät välttämättä vaihtele merkittävästi projektista toiseen, sillä ne perustuvat usein ennalta määriteltyihin projektin vaiheisiin ja etappeihin.
Projektin toteuttamista voidaan lisäksi tukea esimerkiksi sähköisillä lomakkeilla ja tarkistuslistoilla. Niiden avulla voidaan tarkistaa, että esimerkiksi tehtaalla koottu laite on rakennettu suunnitelmien mukaisesti. Tarkistuslista toimii samalla projektipäällikön muistilistana ja auttaa varmistamaan, ettei olennaisia asioita jää tekemättä tai tarkistamatta.
Kun tehtävät ja etapit on määritelty, niiden etenemistä voidaan seurata esimerkiksi gate-näkymien avulla. Gate näkymällä saa helposti kuvan projektin etenemisestä, sekä koko projektin kokonaiskuvasta.
Samalla projektin eri etapit voidaan yhdistää muihin liiketoiminnan prosesseihin, kuten laskutukseen.
Projektin etapit ohjaavat myös laskutusta ja laadunhallintaa
Laskutus on projektitoiminnassa tärkeä osa kokonaisuutta. Projektin aikana maksuerien seuranta voi tuntua haasteelliselta eri tahojen välillä. Pro3-järjestelmä mahdollistaa tällaisten toiminnallisuuksien automatisoinnin, sillä järjestelmä voi seurata esim. tehtävien valmiusastetta, jolloin maksuerien lähettäminen on ajallaan. Kun tällaiset ehdot ja etapit on määritelty osaksi projektiprosessia, laskutukseen liittyvät asiat eivät jää yksittäisen henkilön muistin varaan.
Kun koko prosessi on määritelty ja dokumentoitu järjestelmällisesti, myös laadunvarmistusta on helpompi toteuttaa. Selkeästi määritellyt prosessit, tehtävät, tarkistuslistat ja dokumentaatio tukevat myös auditointeihin valmistautumista ja sertifiointiin liittyvää työtä.
Pro3 tukee esimerkiksi ISO 9001 -laadunhallintajärjestelmän ja ISO 27001 -tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän mukaista toimintaa. Jos yritys tavoittelee näiden standardien mukaista sertifiointia, Pro3 toimii työkaluna prosessien, tehtävien ja dokumentaation hallinnassa.
Ei kommentteja vielä